VISI stroomlijnt bouwcommunicatie

Architect

VISI stroomlijnt bouwcommunicatie

Door: Josine Crone | 20-03-2015

Echt nieuw is het niet,’ stelt bouwmanager Frits Erdmann van ABT over VISI, ‘maar in de B&U wordt het nog maar weinig gebruikt.’ Daar kan snel verandering in komen nu grote opdrachtgevers dit communicatiemiddel in toenemende mate verplicht stellen, zoals ProRail, Rijkswaterstaat, Rijksvastgoedbedrijf, Provincie Gelderland en de gemeenten Amsterdam, Rotterdam, Groningen, Breda, Leiden, Haarlemmermeer en Den Bosch.

Natuurlijk is de verplichting door grote opdrachtgevers alleen nog geen reden tot invoering van VISI. Het gaat vooral om de voordelen die het instrument biedt om duidelijkheid te krijgen in communicatie tussen bouwpartners. En dat leidt weer tot minder faalkosten. Zo bewijst het instrument nu zijn nut bij de aanleg van de spoortunnel in Delft, waaroverheen de nieuwe stationshal en het stadskantoor van de gemeente naar ontwerp van Mecanoo worden gebouwd. Frits Erdmann van ABT is van de bovengrondse bouwwerken de hoofddirectievoerder namens het Ontwikkelingsbedrijf Spoorzone Delft.

Communicatiestromen

Zo’n twaalf jaar geleden is het systeem VISI bedacht omdat er behoefte was aan een gestandaardiseerde methode om gebruik te maken van ICT hulpmiddelen bij bouwwerken. Met als belangrijkste doel: professionalisering van de digitale communicatie. Inmiddels heeft het gebruik van ICT, ook in de bouw, zo’n enorme vlucht genomen dat dit laatste argument een beetje ouderwets aandoet. Een bijproduct van die vlucht echter is een overvloed aan e-mail en tekstberichten op je laptop, tablet en smartphone. Soms is dat heel handig en snel, maar soms levert het vooral een onoverzichtelijke brij op. Niet handig als je de bouw onder controle moet houden. In het verleden heeft Erdmann wel eens de doctrine opgelegd: ‘ik wil geen e-mail, stuur maar een brief of fax als het echt belangrijk is’. Dat valt tegenwoordig natuurlijk niet meer te verkopen. Maar de vraag blijft: Hoe kan je nu van de grote voordelen van digitale communicatie gebruikmaken, zonder te verzanden in een explosie van berichten en documenten waarvan status en urgentie lang niet altijd duidelijk zijn?

Formele besluitdocumenten

VISI maakt dat verschil volgens Erdmann doordat het uitsluitend gaat om de formele besluitdocumenten. Het werkt volgens hem heel plezierig. Het is een open standaard, iedereen kan het gebruiken, je hoeft nauwelijks te investeren en het levert een geweldige verbetering van de efficiency op gebied van communicatie. Geen Babylonische spraakverwarring meer wat hem betreft. Hij laat zien hoe hij het instrument inzet bij de bouw van de stationshal en het stadskantoor van Delft. ‘Een enorm complex werk. We hebben hier te maken met drie verschillende opdrachtgevers, diverse aannemers, op een werk dat heel veel raakvlakken heeft met de omgeving. Zo is de treintunnel en het ondergrondse treinstation een werk dat door de opdrachtgevers NS Stations en ProRail is gegund aan de combinatie CCL, met een geïntegreerd UAV-GC contract. Wij sluiten hierop aan met een complex van de bovengrondse stationshal in opdracht van NS Stations en het stadskantoor in opdracht van de gemeente Delft. Dat laatste gebeurt onder de vlag van een UAV 89 bouwcontract. Alles hangt hier met alles samen,’ vertelt hij.

Rollen en raamwerk

Voor projectdirecteur Rob Tollenaar van BAM Bouw en Techniek is het de eerste keer dat hij ermee werkt. ‘Wat heel belangrijk is bij VISI is dat het verplicht om je rol goed te definiëren en daar ook naar te handelen. Dat werkt disciplinerend en voorkomt misverstanden Alleen documenten waarover een besluit genomen is, komen in VISI. Dat geeft een heel heldere scheiding tussen de meer informele communicatie, waarvoor BAM onder andere Sharepoint gebruikt, en de formele afspraken. Gevolg hiervan is dat alle goedgekeurde documenten altijd in VISI zijn te raadplegen. Geen dozen met ordners en tekeningen meer dus,’ stelt Tollenaar. Maar op de bouwplaats zelf komt uiteraard wel nog een tekening van pas. Bij de bouw van de Delftse stationshal en het stadskantoor is eerst het raamwerk bepaald met de uitgangspunten waarvoor VISI wordt ingezet. Zo zijn de rollen verdeeld, de transacties gedefinieerd en is de toegang tot het uploaden van documenten beperkt tot de belangrijkste actoren. In dit geval zijn dat de beide opdrachtgevers, het management (waaronder bouwmanager, architect, installatieadviseur en constructeur) en de uitvoerende partij BAM. Veel van de andere betrokken partijen kunnen alleen de documenten raadplegen als projectinformatie en zijn niet gerechtigd tot het doen van transacties.

Open standaard

‘Die documenten plaats je in VISI zoals bij internetbankieren. Het is dus geen kaartenbaksysteem, maar een hulpmiddel om het document in de kaartenbak te krijgen,’ legt Erdmann uit. Er zijn volgens hem wel vergelijkbare systemen van softwarehuizen zoals Brink Groep, maar grote verschil met VISI is dat het een open standaard is die voor iedereen te gebruiken is. Voorbeelden van interacties, waarbij VISI wordt gebruikt op dit project, zijn meer- en minderwerkregistraties en afwijkingsmeldingen, verslagen (met name van bouwvergaderingen), constateringsformulieren en vastgestelde documenten zoals tekeningen en berekeningen. Van de mogelijke koppeling met BIM wordt hier geen gebruik gemaakt omdat het gebouw niet in BIM is uitgewerkt. Als een gebouw wel in BIM is uitgewerkt, kan dit ook aan VISI gekoppeld worden. ‘Die relatie met de financiën is heel handig want vanuit het accorderen van het meer- en minderwerk wordt automatisch de financiële overzichtsstaat bijgewerkt. Hetzelfde geldt voor mijlpaalconsequenties. Ook de termijnbetalingen kunnen er automatisch uitrollen, maar in dit geval wilden de opdrachtgevers hun goedkeuringsprocedures er niet op aanpassen. Dat gaat straks wel voor het interieur gebeuren,’ aldus Erdmann. ‘Zodoende is het accountantsproof, je kunt altijd zien wanneer iets is veranderd.’

Nadelen

Zijn er dan echt geen nadelen aan het gebruik van VISI? ‘Wat nu knelt zijn vooral de zaken die we nog niet in VISI beheren. Je hebt VISI hard nodig als je transparant met elkaar wil werken. We kunnen nog steeds snel en creatief reageren op onverwachte problemen, maar VISI dwingt je om besluiten vast te leggen over aanpassingen, het blijft niet meer vaag in de lucht hangen,’ vertelt Tollenaar. Als voorbeeld noemt hij een situatie met de sprinklerinstallatie, waarbij 75 procent van het probleem aan tafel opgelost kon worden en de resterende 25 procent zich via de afgesproken oplossingsrichting met behulp van VISI gestroomlijnd liet afwikkelen. Vooral het tackelen van de complexiteit door de vele betrokkenen (installateur, installatieadviseur, opdrachtgever, aannemer en onderaannemers) werkte goed. ‘Voorheen moest je een besluit heel goed documenteren. Nu is het in één keer duidelijk. Het is ja of nee want mits bestaat niet.’ Erdmann signaleert als nadeel dat er toch nog veel bedrijven zijn die liever vasthouden aan de oude wijze van werken. Deze mentaliteitsslag moeten velen nog maken volgens hem.

Gebouwdossier

Terug naar de bouwplaats. Hier wordt hard gewerkt aan het afronden van het stadskantoor voor de gemeente. De Delfts blauwe gekleurde stationshal zorgt voor een goed verloop van de reizigersstroom. Een dynamische entree van een gestroomlijnd project, waarbij de treinen tijdens de aanleg van de tunnel en het bovengrondse kantoorcomplex steeds zijn blijven rijden. Bij het slagen ervan heeft de reductie van faal- en tijdgebonden kosten door een efficiëntere communicatie zeker een rol gespeeld volgens de beide heren. ‘Wij kijken ook goed naar het borgen van gegevens. En VISI is een gebruiksvriendelijk systeem daarvoor,’ stelt Tollenaar. Wat betreft de borging van kwaliteit heeft het systeem trouwens nog een voordeel: met één druk op de knop zijn voor de beheerder straks de as built gegevens te verkrijgen. En met het oog op de modernisering van de kwaliteitsborging van de bouw, kan een goed gebouwdossier goud waard zijn.

Lees ook het artikel: Verleden en toekomst op station Delft

Tekst: Josine Crone
Fotografie: Mecanoo

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Ontvang iedere week het laatste nieuws en informatie op het gebied van architectuur in uw mailbox.

Gerelateerd

Tags: , , , ,

    Schrijf een reactie

    Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.